Gisteren bezocht ik Fill The Gap 7, een zogenaamde Open Space bijeenkomst. In een blogpost eerder deze week schreef ik hier al over, maar kan deze nu aanvullen met ervaringen. Ik was nog niet bekend met Open Space bijeenkomsten of Open Space Technologie, maar wat mij betreft is het voor herhaling vatbaar: een creatieve chaos, mensen die open staan om te leren en te delen en met elkaar oplossingen zoeken voor complexe vraagstukken. Een mix van netwerken en informeel leren. Of zoals Hanno van der Steen, die de Open Space sessie gisteren leidden, zei: “It’s like a very long coffeebrake, where you talk about the things that inspire you”.
OST
De filosofie van een Open Space bijeenkomst is dat je een grote groep mensen verzameld rondom een complex probleem of vraagstelling. Het doel is om de kennis en expertise van deze mensen te mobiliseren zodat er oplossingen bedacht worden, die uiteindelijk resulteren in concrete actieplannen.
Het is belangrijk dat deze mensen intrinsiek gemotiveerd zijn om aan oplossingen te werken. De probleemstelling moet dus in hun vakgebied liggen, het moet ze raken, het moet belangrijk gevonden worden. Iedere deelnemer heeft invloed op het eindresultaat, omdat de agenda van de bijeenkomst niet vooraf is opgesteld. Iedere deelnemer heeft de kans om binnen de Open Space iets te organiseren rondom een thema of deelvraag die te maken heeft met het centrale thema.
Lees een gedetailleerdere beschrijving van Open Space Technology op Openspaceworld.org en Wikipedia.
Fill The Gap
Hoe ging dat gisteren? Hanno van der Steen gaf een korte introductie op de werkvorm. Zo waren er vier spelregels:
1. De mensen die aanwezig zijn, zijn de juiste mensen;
2. Wat er gebeurt, is het enigste wat had kunnen gebeuren;
3. Het begint wanneer het beging;
4. Het eindigt wanneer het eindigt;
Gisteren was er sprake van een beetje structuur, er stonden namelijk twee ronden van een uur op het programma. Echter, zoals ik eerder al aangaf, er was geen agenda. Deze agenda werd on the spot gecreëerd. Mensen uit het publiek liepen naar het ‘agendabord’, en deden een pitch over het thema of vraag waar zij een sessie voor wilde organiseren. In het filmpje onderaan krijg je een goed beeld van hoe dat gaat. In de ruimte waren een aantal plekken met flip-overs, stiften en papier. De sessie leiders kregen de opdracht om de aanbevelingen/oplossingen samen te vatten en op het agendabord te plakken. Deze resultaten moeten uiteindelijk leiden tot follow-up activiteiten of concreet beleid.
De rest van het publiek was vrij om te kiezen aan welke sessie zij mee wilden doen. Echter, er is één wet: De Wet van de Twee Voeten. Als je aan een sessie deelneemt waarbij je niet het idee krijgt dat je iets aan het leren bent, niet geïnspireerd raakt of niet vind dat jij een actieve bijdrage kan leveren: walk away! Ga op zoek een productiever gesprek.
Dat lijkt hard voor degene die de sessie geïnitieerd heeft, maar heeft wel tot gevolg dat niet of minder productieve sessies snel eindigen en dat er effectief wordt omgesprongen met de inzet en creativiteit van alle betrokkenen.
Zo zijn er drie rollen die je kunt omschrijven tijdens een open space bijeenkomst, vertelde van der Steen:
1. De vlinder, die een sessie verlaat, wat in de ruimte rond fladdert en andere vlinders ontmoet, en daar een informeel gesprek mee voert.
2. De bij, die een sessie verlaat, op zoek gaat naar een andere sessie en aan bestuiving doet: het overdragen van eeder opgedane kennis.
3. De trouwe hond, die de sessie uitzit tot dat er een oplossing is geformuleerd. Ik was gister een trouwe hond, het thema sprak mij aan, en de deelnemers waren actief betrokken. Dan is het het waard om te blijven.
Mijn ervaring
Het was mijn eerste ervaring met de Open Space methode, ik heb er veel van geleerd. Ik denk dat de opzet met de twee rondes niet helemaal werkte. De eerste sessie was veel intensiever dan de tweede. Echter, je gaat dan ergens zitten, je raakt aan de praat en eigenlijk organiseer je dan toch weer een sessie.
OST mobiliseert creativiteit en innovatief vermogen bij de deelnemers als die gemotiveerd genoeg zijn en de ruimte krijgen om kennis te delen met elkaar. De sessies leverde veel resultaten op en van hoge kwaliteit (zover ik het snel kon beoordelen). Een formele conferentie had dit niet voor elkaar gekregen. Ik denk niet dat iedere vraag of probleemstelling geschikt is om OST op los te laten. Open vragen, toekomstgericht, grote thema’s, daar lijkt het mij ideaal voor. Belangrijk is wel dat alle deelnemers weten wat er met de resultaten gebeurt, welke follow-up activiteiten levert het op. Dat was voor mij niet helemaal duidelijk.
Wat zou ik met OST kunnen doen? Iets met mijn studenten? Ik twijfel. Ik werk vaak met kleine groepen, en hoewel het mogelijk is om OST te gebruiken in kleine groepen, zie ik de meerwaarde van informele kennisuitwisseling pas goed bij grote groepen. Het is belangrijk dat de studenten gemotiveerd zijn om actief deel te nemen, dat ze zich geraakt voelen door de vraag of probleemstelling. In een reguliere training is dat wellicht wat minder, maar misschien lukt het wel bij dit thema?
Het zou een gave werkvorm zijn bij het jaarlijkse INHolland evenement Show & Share. Of ter ondersteuning van de vorming van het nieuwe instellingsplan van INHolland.
Minister Plasterk zou eens flink onderwijsprobleem moeten neerleggen in een Open Space bijeenkomst met alle edubloggers en -tweeps. Dat zou wat opleveren!
Flip-impressie
In onderstaande impressie zie je de totstandkoming van de agenda en het eindresultaat.
Fill The Gap – Open Space session – Creating the agenda from Jeroen Bottema on Vimeo.